System dla cateringu dietetycznego. Jaki wybrać system dla cateringu dietetycznego? To pytanie zadają sobie zarówno cateringi, które dopiero rozpoczynają działalność jak i te, które nie są zadowolone z aktualnie wykorzystywanego rozwiązania i szukają innych opcji. W tym artykule podpowiemy na co zwrócić uwagę podejmując decyzję o wyborze systemu dla cateringu dietetycznego. Jeśli wiesz już dokładnie czego potrzebujesz i jakie funkcje oferują nowoczesne rozwiązania dostępne na rynku możesz przeskoczyć od razu do drugiej części artykułu – Wybór oprogramowania dla cateringu dietetycznego – dostępne rozwiązania.
System dla cateringu dietetycznego
Poruszane tematy
- System dla cateringu dietetycznego
- Jakiego oprogramowania potrzebuję do prowadzenia cateringu dietetycznego?
- Sklep WWW do zamawiania diet online z obsługą płatności
- Panel WWW i aplikacje mobilne dla klienta do zarządzania dietą
- CRM dla cateringu dietetycznego
- Aplikacja mobilna dla kurierów
- Usługi dodatkowe dla cateringu dietetycznego
na co zwrócić uwagę (część I)
Jakiego oprogramowania potrzebuję do prowadzenia cateringu dietetycznego?
Chcąc profesjonalnie prowadzić catering dietetyczny na bardzo konkurencyjnym polskim rynku, z punktu widzenia oprogramowania musisz pomyśleć o następujących elementach:
Sklep WWW do zamawiania diet online z obsługą płatności
Sklep WWW jest niezbędnym elementem do pozyskiwania nowych klientów dla Twojego cateringu dietetycznego. Większość działań marketingowych będzie kierować potencjalnych klientów na stronę sklepu WWW, niezależnie od tego czy to będzie kampania Facebook, Google AdWords, współpraca z ambasadorami marki czy inne działania sprzedażowe. Zadaniem sklepu WWW jest pozyskanie klienta i złożenie pierwszego zamówienia. Sklep WWW powinien umożliwiać:
- Wybór diety
- Wybór wariantu diety i kaloryczności
- Wybór dni zamówienia w kalendarzu
- Wybór dodatków (upselling)
- Wprowadzenie danych klienta (założenie konta)
- Wprowadzenie adresu dostawy i dodatkowych informacji potrzebnych kurierowi (kod do domofonu, klatka, piętro, gdzie zostawić paczkę, godziny dostawy, itp)
- Obsługę płatności online
- Obsługę promocji i rabatów za długość zamówienia, kilka diet pod ten sam adres, kodów rabatowych, linków polecających i zamówień testowych
- Obsługę programu lojalnościowego pozwalającego na zbieranie punktów za każde zamówienie i aktywności wykonywane w systemie jak ocena posiłków czy wypełnienie ankiety
- Obsługę wykluczeń
- Podgląd obszarów dostawy na mapie
- Podgląd menu na bieżący / następny tydzień dla każdej diety
- Kontakt z cateringiem przez chat, email, telefon
Panel WWW i aplikacje mobilne dla klienta do zarządzania dietą
Charakterystyka usługi jaką jest catering dietetyczny wymaga dostarczenia pozyskanemu klientowi narządzi służących do wygodnego zarządzania zakupioną dietą i szybkiego przedłużania zamówień. Celem jest zatrzymanie jak najdłużej raz pozyskanego klienta oraz automatyzacja obsługi klienta poprzez samoobsługowe kanały dostępne online 24 h na dobę. Warto w szczególności zwrócić uwagę na aplikacje mobilne iOS i Android, ponieważ w dzisiejszych czasach większość klientów cateringu dietetycznego to osoby świadome technologicznie ceniące swój czas i oczekujące, że dietą będą mogły zarządzać w każdej chwili i z każdego miejsca bezpośrednio ze swojego telefonu. Aplikacja mobilna dla klienta powinna udostępniać następujące funkcje:
- Wygodne i szybkie przedłużanie diety
- Płatności online, w szczególności natywne dla danego systemu operacyjnego metody Google Pay i Apple Pay oraz popularny w Polsce BLIK
- Podgląd menu
- Ocena posiłków
- Wybór posiłków na dany dzień, jeśli catering dietetyczny udostępnia taką opcję
- Zmiana adresu dostawy na wybrany dzień
- Przesunięcie dostawy na inny dzień
- Zarządzanie wykluczeniami, jeśli catering dietetyczny udostępnia taką opcję
- Powiadomienia o spożyciu posiłków
- Powiadomienia o kończącym się zamówieniu
- Program lojalnościowy
- Szybki kontakt z cateringiem
- Kalkulator zapotrzebowania na kalorie ułatwiający wybór odpowiedniej diety
Jakkolwiek większość liczących się dostawców oprogramowania dla cateringów dietetycznych w Polsce oferuje aplikacje mobilne dla klientów, to różnią się one diametralnie jakością i zakresem funkcjonalnym. Przed dokonaniem wyboru dostawcy oprogramowania warto samemu sprawdzić poszczególne aplikacje mobilne zwracając uwagę na średnią ocen użytkowników w App Store i Google Play oraz komentarze. Bezkonkurencyjna, jeśli chodzi o średnią ocen klientów i oferowane funkcje jest aplikacja Mobilny Catering.
Mobilny Catering dla telefonów z systemem Android w Google Play
Mobilny Catering dla telefonów z systemem iOS w App Store
CRM dla cateringu dietetycznego
Wcześniej opisane elementy systemu były przeznaczone dla klientów cateringu dietetycznego. W tym punkcie skupimy się na oprogramowaniu, z którego będzie korzystać cały zespół cateringu, czyli systemie klasy CRM (z ang. Customer Relationship Management), a w zasadzie bardziej klasy ERP (z ang. Enterprise Resources Planning), gdyż najbardziej zaawansowane, dostępne na rynku rozwiązania takie jak Mobilny Catering służą do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem i obejmują najważniejsze procesy i zasoby w cateringu dietetycznym takie jak sprzedaż, finanse, księgowość, logistyka, układanie jadłospisów (moduł dietetyczny), produkcja (kuchnia i pakowanie), magazyn, raportowanie i analizy.
Cechą charakterystyczną systemu klasy ERP jest praca na jednej bazie danych przez wszystkich użytkowników systemu. W praktyce oznacza to pełną automatyzację procesów i bezbłędny obieg informacji w firmie. Dane wprowadzone w jednym obszarze systemu są natychmiast widoczne dla innych użytkowników systemu. Np. nowe zamówienie złożone przez klienta na stronie WWW skutkuje tym, że:
- W momencie opłacenia zamówienia online operator płatności w czasie rzeczywistym potwierdza zaksięgowanie środków na koncie i zamówienie natychmiast przyjmowane jest do realizacji
- Aktualizuje się lista zakupów na dany dzień
- Aktualizuje się lista potraw do przygotowania na dany dzień (raporty dla kuchni oraz gramatury posiłków do pakowania)
- Aktualizuje się lista dostaw na dany dzień dla kurierów
- Inicjowana jest sekwencja automatycznych akcji skierowanych do klienta takich jak wysłanie maila powitalnego, podsumowanie zamówienia, wysłanie linka do pobrania aplikacji mobilnej, przypomnienia o przedłużeniu zamówienia
- Zamówienie jest widoczne w raportach i analizach dostępnych dla managera i/lub właściciela
- Obsługa klienta natychmiast widzi nowe zamówienie, cały kontekst klienta i historię wszystkich aktywności
Najbardziej zaawansowane dostępne na polskim rynku rozwiązania klasy ERP takie jak Mobilny Catering posiadają funkcje adresujące wszystkie procesy biznesowe, jakie mają miejsce w każdym cateringu dietetycznym. Do najważniejszych funkcji można zaliczyć:
- Zarządzanie klientami
- Zarządzanie zamówieniami
- Wystawianie faktur
- Historia operacji
- Potencjalni klienci
- Segmentacja klientów
- Heatmapa zamówień
- Zarządzanie dietami, wariantami, kalorycznościami, dodatkami
- Cennik diet i dodatków
- Baza składników (produktów)
- Baza potraw
- Układanie jadłospisów
- Lista zakupów
- Raporty dla kuchni
- Raporty do pakowania
- Raporty wykluczeń
- Zarządzanie obszarami dostaw i kierowcami
- Lista paczek do dostarczenia dla kurierów
- Zarządzanie promocjami
- Kody rabatowe
- Partnerzy i linki polecające
- Program lojalnościowy
- Aktualności
- Ankiety
- Oceny posiłków
- Wysyłanie wiadomości e-mail, SMS, PUSH do klientów
- Drukowanie etykiet na torby i pudełka
- Drukowanie menu
- Integracje z systemami zewnętrznymi
- Zaawansowana parametryzacja i konfiguracja systemu
Aplikacja mobilna dla kurierów
Ten punkt nie dotyczy cateringów korzystających wyłącznie z usług firm zewnętrznych, które dostarczają paczki do klientów. W tego typu przypadkach wystarczające jest wygenerowanie w systemie pliku w formacie Microsoft Excel zawierającego adresy klientów, którzy zamówili dietę i przekazanie go firmie kurierskiej.
Jeśli jednak zatrudniasz własnych kierowców lub stosujesz rozwiązanie hybrydowe polegające na wykorzystaniu swoich kierowców w obszarze siedziby cateringu i firmy zewnętrznej do dostaw w obszarze poza zasięgiem własnych kierowców, to bardzo pomocna będzie aplikacja mobilna dla kierowców, dzięki której kurierzy będą mieć łatwy i szybki dostęp do trasówki i najważniejszych informacji dotyczących każdej dostawy.
W aplikacji mobilnej kierowca otrzymuje dostęp w czasie rzeczywistym do następujących informacji i funkcji:
- Paczki do dostarczenia na dany dzień w postaci listy oraz mapy
- Nawigacja do wybranego adresu
- Pełne dane dostawy dla każdej paczki (adres, godziny dostawy, klatka, piętro, kod do domofonu, itp)
- Możliwość zadzwonienia do klienta jednym tapnięciem
- Oznaczanie paczek jako dostarczone
- Potwierdzanie dostarczenia paczki przez zrobienie zdjęcia telefonem
- Zapis czasu i szczegółowej lokalizacji GPS dostawy
- Przyjmowanie płatności gotówkowych
- Możliwość dodania notatki przez kuriera do każdej dostawy
- Powiadomienia PUSH dla klienta informujące o zrealizowanej dostawie
- Śledzenie lokalizacji GPS kuriera w czasie rzeczywistym
Usługi dodatkowe dla cateringu dietetycznego
Oprócz samego oprogramowania niektórzy dostawcy jak Mobilny Catering oferują pakiet usług komplementarnych obejmujący:
- Układanie jadłospisów
- Pozycjonowanie strony, reklama Facebook i Google, obsługa mediów społecznościowych
- Wykonanie strony WWW cateringu (landing page)
- Migracja danych z innego systemu
- Doradztwo i szkolenia
Skoro wiesz już czego można oczekiwać od systemu dla cateringu dietetycznego najwyższy czas zrobić przegląd dostępnych na rynku rozwiązań.
Zapraszamy do lektury drugiej części artykułu: