Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego

Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego. W pierwszej części artykułu: system dla cateringu dietetycznego

omówiliśmy najważniejsze komponenty i funkcje oprogramowania dla cateringu dietetycznego. W tej części skupimy się na analizie dostępnych rozwiązań zwracając uwagę na plusy i minusy każdego podejścia.

Dostępne rozwiązania (część II)

Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego

Przeanalizujemy dostępne możliwości dość szeroko, biorąc pod uwagę również inne opcje niż zakup gotowego oprogramowania klasy CRM / ERP dla cateringu dietetycznego w modelu chmurowym, który jest najbardziej popularny w Polsce i dla większości cateringów jest najlepszym rozwiązaniem.

System dedykowany dla cateringu dietetycznego

Przez system dedykowany należy rozumieć stworzenie od podstaw całego systemu do obsługi cateringu dietetycznego przez firmę specjalizującą się w tworzeniu oprogramowania (software house). Dla niektórych cateringów jest to kusząca opcja, w szczególności, jeśli mają przemyślaną wizję nowych, innowacyjnych funkcji i procesów, których nie oferuje żaden dostępny na rynku system. Dodatkowo realizując system dedykowany można zawrzeć w umowie zapisy o przeniesieniu praw autorskich do systemu lub udzieleniu wyłącznej licencji i przekazaniu kodów źródłowych. Innymi słowy można stać się właścicielem systemu i zbudować przewagę konkurencyjną korzystając z oprogramowania niedostępnego dla innych cateringów.

Jakkolwiek wizja posiadania własnego, innowacyjnego oprogramowania lepszego od konkurencji, jest bardzo atrakcyjna, to trzeba sobie jasno powiedzieć, że jest to opcja tylko dla nielicznych. Stworzenie dedykowanego systemu od zera jest bardzo drogie, czasochłonne, trudne i ryzykowne, bo jak w przypadku każdego projektu informatycznego sukces końcowy nie jest gwarantowany a po drodze czeka wiele pułapek.

Jeśli więc nie masz budżetu wynoszącego przynajmniej kilkaset tysięcy złotych na start, zaplecza technicznego w postaci sprawdzonego software house i dużo czasu na zbudowanie systemu, to porzuć jak najszybciej myśl o stworzeniu własnego systemu dedykowanego od zera.

Jeśli koniecznie chcesz zrealizować unikalne funkcjonalności, których nie oferuje żadne dostępne na rynku rozwiązanie lub chcesz w inny sposób dostosować system do swoich potrzeb to zdecydowanie bardziej racjonalną opcją jest stworzenie „klona” istniejącego systemu klasy CRM / ERP dla cateringów dietetycznych bazując na oprogramowaniu jednego z dostawców, którzy oferują taką możliwość jak np. Mobilny Catering. W dalszej części artykułu omówimy dokładniej takie podejście.

Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego

Plusy i minusy systemu dedykowanego dla cateringu dietetycznego

Plusy:

?? Możliwość realizacji własnych, innowacyjnych pomysłów na nowe funkcjonalności

?? Najlepsze dostosowanie oprogramowania do procesów w firmie

?? Możliwość zbudowania przewagi konkurencyjnej w zakresie oprogramowania i wyróżnienia się

?? Przeniesienie praw autorskich lub udzielenie wyłącznej licencji na oprogramowanie

?? Posiadanie kodów źródłowych systemu i możliwość dowolnej modyfikacji w przyszłości

?? Możliwość wyboru dowolnego operatora płatności

Minusy:

?? Bardzo wysokie koszty realizacji

?? Bardzo wysoki poziom skomplikowania wymagający posiadania zasobów ludzkich z kompetencjami w zarządzaniu skomplikowanymi projektami

?? Długi czas realizacji projektu

?? Dużo pułapek po drodze

?? Wysokie koszty utrzymania dedykowanego systemu (własne serwery, dedykowane wsparcie techniczne ze strony software house)

?? Konieczność ciągłego, kosztownego rozwoju systemu w pogoni za konkurencją

Sklep internetowy + program dla dietetyka

Innym rozwiązaniem dość często jeszcze spotykanym wśród cateringów dietetycznych w Polsce jest wykorzystanie zwykłego sklepu internetowego do sprzedaży online i zarządzania zamówieniami oraz klientami w połączeniu z zewnętrznym oprogramowaniem służącym do układania i bilansowania jadłospisów jak np. Dietetyk Pro, KCalmar czy Aliant.

Sklep internetowy jest tylko w podstawowym zakresie dostosowany do specyfiki diet pudełkowych, na tyle na ile pozwala na to konfiguracja danego produktu lub budżet na prace programistyczne. Można wykorzystać jeden z wielu dostępnych w abonamencie sklepów internetowych oferowanych w modelu SaaS lub wybrać rozwiązanie typu open source w teorii całkowicie za darmo. W teorii, bo jeśli nie jesteś programistą to za instalację, konfigurację, dostosowanie sklepu do usługi cateringowej a potem utrzymanie i serwis trzeba przecież zapłacić specjaliście i to zazwyczaj niemało.

Uzupełnieniem sklepu internetowego jest z reguły program dla dietetyków, który jednak w żaden sposób nie jest zintegrowany ze sklepem. Jeszcze inny program służy do drukowania etykiet na torby i pudełka. Zaplecze sklepu internetowego nie udostępnia żadnych raportów potrzebnych na co dzień w pracy cateringu, takich jak lista zakupów, potrawy do przygotowania z ilością potrzebnych składników czy raport do pakowania, co zazwyczaj powoduje konieczność tworzenia różnego rodzaju autorskich arkuszy kalkulacyjnych dokonujących agregacji danych i obliczeń.

Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego

Plusy i minusy sklepu internetowego + program dla dietetyka

Plusy:

?? Zapewnienie minimalnej funkcjonalności koniecznej do sprzedaży online, obsługi płatności i zarządzania klientami i zamówieniami

?? Wykorzystanie dobrze znanych przez dietetyków programów, w których układają również diety indywidualne dla swoich pacjentów

?? Niskie miesięczne koszty abonamentu za sklep dostępny w chmurze lub możliwość skorzystania z darmowych rozwiązań open source

?? Duży wybór dostępnych na rynku rozwiązań (sklepów internetowych)

?? Duże możliwości dostosowania wyglądu sklepu przez wybór różnych „skórek” i procesu składania zamówienia

Minusy:

?? Brak integracji między różnymi programami wykorzystywanymi przez catering

?? Brak wielu funkcji specyficznych dla usługi cateringu dietetycznego opisanych w pierwszej części artykułu, w szczególności automatycznie generowanych raportów dla kuchni, drukowania etykiet, zaawansowanego zarządzania dietą na poziomie pojedynczych dni zamówienia

?? Brak aplikacji mobilnych dla klientów do zarządzania dietą

?? Brak zintegrowanej z systemem aplikacji mobilnej dla kierowców

?? Konieczność poświęcenia większej ilości czasu przez pracowników na wykonywanie powtarzalnych czynności związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, eksportem / importem danych między różnymi systemami (brak automatyzacji procesów)

Opisane rozwiązanie jest często pierwszym wyborem dla nowo powstających cateringów dietetycznych ze względu na nieco niższe miesięczne koszty za oprogramowanie lub brak wiedzy na temat istnienia i możliwości specjalistycznych systemów dla cateringów dietetycznych. Z biegiem czasu cateringi zazwyczaj jednak dostrzegają ograniczenia funkcjonalne zwykłego sklepu internetowego i poszukują optymalizacji czasu i kosztów pracy przesiadając się na jeden ze specjalistycznych systemów do obsługi cateringu dietetycznego.

System CRM / ERP dla cateringu dietetycznego w chmurze

Dla zdecydowanej większości cateringów dietetycznych optymalnym rozwiązaniem jest obecnie wybór jednego z kilku dostępnych na rynku specjalistycznych systemów klasy CRM / ERP do obsługi cateringu dietetycznego. Typowe komponenty i funkcje takiego systemu zostały szczegółowo opisane w pierwszej części artykułu – Wybór systemu dla cateringu dietetycznego – na co zwrócić uwagę.

Oprogramowanie tego typu adresuje wszystkie procesy występujące w cateringu dietetycznym i dostarcza zintegrowane narzędzia informatyczne dla całego zespołu cateringowego:

• dietetyka
• kucharza
• kierowcy
• menadżera / właściciela
• obsługi klienta
• specjalisty ds. marketingu

Wiodący dostawcy oprogramowania dla cateringów w Polsce oferują swoje rozwiązania w modelu abonamentowym. Miesięczny koszt oprogramowania wynosi z reguły kilkaset złotych. Wybór konkretnego dostawcy wiąże się też zazwyczaj z narzuceniem przez dostawcę operatora płatności, z którym dostawca współpracuje i który pobiera prowizję od każdego zamówienia opłacanego przez klientów online. Wysokość prowizji zależy od wielkości obrotów – duży catering dostarczający kilkaset diet dziennie może liczyć na bardziej atrakcyjne warunki niż catering, który dopiero startuje.

Decydując się na rozwiązanie chmurowe nie nabywasz żadnych praw do oprogramowania, za wyjątkiem prawa do korzystania z wszystkich funkcji systemu tak długo jak jest opłacany abonament i prawa własności danych wprowadzonych do systemu (klienci, zamówienia, przepisy, itp.). Nie otrzymasz na pewno kodów źródłowych systemu i nie możesz samodzielnie wprowadzać żadnych zmian funkcjonalnych w systemie. Z drugiej strony płacisz jedynie ułamek wartości oprogramowania i nie musisz się martwić o infrastrukturę IT, backupy danych i utrzymanie systemu.

Na co warto zwrócić uwagę wybierając dostawcę oprogramowania oprócz samej funkcjonalności systemu?

Koszt wdrożenia

Czy dostawca oprócz miesięcznego abonamentu pobiera jednorazową opłatę wdrożeniową, a jeśli tak to w jakiej wysokości?

Sposób integracji sklepu WWW ze stroną cateringu

Czy sklep WWW jest dostępny w chmurze na serwerach dostawcy czy musi być zainstalowany na serwerze, na którym znajduje się strona cateringu? Czy sklep może być uruchomiony w tej samej domenie / subdomenie co strona cateringu?

Ograniczenia technologiczne

Czy istnieją jakieś z góry narzucone ograniczenia lub wymagania odnośnie strony cateringu, żeby dało się z nią zintegrować sklep WWW? Czy musi być postawiona na konkretnym systemie CMS albo napisana w konkretnym języku programowania?

Czas wdrożenia

Jak długo trwa wdrożenie? Czy jest to kwestia godzin, dni czy może tygodni?

Czas trwania umowy i okres wypowiedzenia

Na jaki czas jest zawierana umowa i jaki jest okres wypowiedzenia umowy?

Kto jest administratorem danych osobowych

Czy catering jest administratorem danych osobowych i czy jest właścicielem bazy danych klientów i przepisów? Czy dostawca nie przekazuje nikomu danych klientów albo nie wysyła oferty innych cateringów?

Na jakich serwerach znajdują się dane klientów i zgodność z RODO

Czy dane klientów i zamówień są przechowywane na serwerach w Polsce lub ewentualnie w Unii Europejskiej? Ze względu na przepisy RODO rekomendowaną lokalizacją przechowywania danych osobowych jest Unia Europejska.

Bezpłatne aktualizacje systemu

Czy w ramach miesięcznego abonamentu catering otrzymuje automatycznie dostęp do wszystkich nowych funkcji systemu czy konieczna jest dopłata?

Dokumenty prawne

Czy razem z systemem otrzymasz wzory dokumentów niezbędnych do prowadzenia sprzedaży przez internet takich jak regulamin i polityka prywatności?

Technologia wykonania aplikacji mobilnych i oceny w marketach

Czy aplikacje mobilne iOS i Android są wykonane natywnie, co gwarantuje najlepsze doświadczenie dla klienta czy zostały zrealizowane jako zwykła strona WWW „opakowana” w ramy aplikacji? Jakie są oceny aplikacji w App Store i Google Play?

Plusy i minusy systemu CRM / ERP dla cateringu dietetycznego w chmurze

Plusy:

?? Bardzo duża ilość funkcji

?? Pełna integracja i automatyzacja procesów w cateringu dietetycznym

?? Aplikacje mobilne dla klientów i kierowców

?? Dostępny cenowo nawet dla najmniejszych cateringów

?? Zapewniona w cenie abonamentu pełna infrastruktura serwerowa, skalowalność, wydajność, bezpieczeństwo danych i wsparcie techniczne

?? Krótki czas wdrożenia

Minusy:

?? Małe możliwości zmiany wyglądu sklepu WWW i aplikacji mobilnych oraz procesu składania zamówienia

?? Brak możliwości wprowadzania zmian w funkcjonalności systemu

?? Nie są przekazywane prawa autorskie ani kody źródłowe systemu

?? Najczęściej narzucony przez dostawcę operator płatności

Jednym z najpopularniejszych systemów dla cateringów dietetycznych w Polsce oferowanych w modelu chmurowym jest Mobilny Catering. System łączy w sobie bardzo dużo zaawansowanych funkcji, najlepsze na rynku aplikacje mobilne dla klientów (średnia ocen 4.9 / 5.0) i bardzo korzystne warunki finansowe:

• Brak kosztów wdrożenia
• Niski miesięczny abonament
• Bez długoterminowych zobowiązań
• Obsługa systemu z poziomu przeglądarki internetowej
• Nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania
• Bezpłatne aktualizacje
• Natychmiastowy dostęp do najnowszych funkcji
• Ekspresowa konfiguracja i uruchomienie systemu
• Prosta integracja ze stroną WWW cateringu
• Start nawet w 24 godziny

System dedykowany dla cateringu dietetycznego bazujący na istniejącym oprogramowaniu CRM / ERP

Ostatnim podejściem jakie omówimy będzie wdrożenie systemu dedykowanego opartego na oprogramowaniu CRM / ERP dla cateringów dietetycznych i dostosowanego do wymagań danego cateringu. Nie wszyscy dostawcy oferują taką możliwość, gdyż wymaga to indywidualnego podejścia i dodatkowej pracy związanej z dostosowaniem i wdrożeniem systemu.

Zakres takiego dedykowanego wdrożenia może być bardzo różny a wycena jest zawsze indywidualnie ustalana z cateringiem. Jakie mogą być warianty takiego dedykowanego wdrożenia? Oto przykłady:

• Wdrożenie systemu bez żadnych zmian funkcjonalnych, ale z dedykowanymi aplikacjami mobilnymi dostępnymi w App Store i Google Play pod marką cateringu (najczęstszy przypadek)
• Wdrożenie systemu na osobnych serwerach wskazanych przez catering w celu odseparowania bazy danych i zwiększenia niezależności od dostawcy
• Wdrożenie systemu w wersji dostosowanej do obsługi sieci franczyzowej cateringów dietetycznych, gdzie część funkcjonalności jest dostępna centralnie dla franczyzodawcy a część dla franczyzobiorców
• Wdrożenie systemu z jednoczesnym przekazaniem kodów źródłowych oraz udzieleniem licencji na dokonywanie dalszych zmian w systemie bez udziału dostawcy
• Wdrożenie systemu z dedykowanym sklepem WWW dostosowanym do określonych potrzeb i wymagań cateringu dietetycznego

Koszty wdrożenia dedykowanego mogą być bardzo różne i są uzależnione przede wszystkim od zakresu licencji, przekazania kodów źródłowych i zakresu prac programistycznych. W przypadku systemu Mobilny Catering koszt najprostszego wdrożenia dedykowanego bez zmian funkcjonalnych, ale z dedykowanymi aplikacjami mobilnymi zaczyna się już od kilku tysięcy złotych, czyli jest to opcja dostępna cenowo dla większości cateringów dietetycznych.

Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego

Plusy i minusy systemu dedykowanego dla cateringu dietetycznego bazującego na istniejącym oprogramowaniu CRM / ERP

Plusy:

?? Znacząco niższe koszty i krótszy czas wdrożenia w stosunku do systemu dedykowanego tworzonego od zera

?? Możliwość wyróżnienia się np. własną aplikacją mobilną lub sklepem WWW

?? Możliwość korzystania z oprogramowania w innym modelu niż SaaS i uniezależnienia się od dostawcy (oddzielne serwery, przekazanie kodów źródłowych, licencja pozwalająca na wprowadzanie zmian w systemie)

Minusy:

?? Dłuższy czas wdrożenia niż w przypadku standardowego rozwiązania dostępnego w chmurze

?? Wyższe miesięczne koszty utrzymania (abonamentu) wynikające z tego, że w ramach wdrożenia powstaje dodatkowa infrastruktura IT i aplikacje, które trzeba dodatkowo monitorować, serwisować, aktualizować i backupować

?? Jednorazowa opłata wdrożeniowa, której można uniknąć wybierając standardowe rozwiązanie dostępne w chmurze

Oprogramowanie dla cateringu dietetycznego

Podsumowanie

Dla 90% cateringów dietetycznych optymalnym rozwiązaniem jest wybór gotowego systemu CRM / ERP dostępnego w chmurze i oferowanego w modelu SaaS.

Dla cateringów, które chcą się wyróżnić lub mają specyficzne wymagania w zakresie infrastruktury serwerowej, bezpieczeństwa, modelu biznesowego czy samej funkcjonalności systemu opcją godną rozważenia i dostępną cenowo jest system dedykowany bazujący na oprogramowaniu CRM / ERP dla cateringów.

Tworzenie własnego systemu do obsługi cateringu dietetycznego od podstaw jest złym rozwiązaniem dla 99% cateringów.

Wariant bazujący na zwykłym sklepie internetowym ma duże ograniczenia w porównaniu do systemów klasy CRM / ERP dla cateringów dietetycznych a oszczędności są tylko pozorne. Już na starcie nie warto brać pod uwagę takiego rozwiązania, gdyż praktyka pokazuje, że po kilku miesiącach lub latach cateringi, które wybrały sklep internetowy i tak przesiadają się na specjalistyczne systemy klasy CRM / ERP.

Jeśli szukasz sprawdzonego systemu klasy CRM / ERP dla cateringów dietetycznych dostępnego w chmurze i oferowanego w modelu SaaS to zapraszamy do zapoznania się z ofertą Mobilnego Cateringu i umówienia się na prezentację systemu oraz przetestowania wersji Demo.

Zobacz również:

• System dla cateringu dietetycznego

• Dietetyk do cateringu

• Crm dla cateringu dietetycznego