Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i otrzymują faktury. Zamiast papierowych dokumentów, skanów czy plików PDF, przedsiębiorcy korzystają z jednego, centralnego systemu, który porządkuje cały proces fakturowania i obiegu dokumentów.
Faktury w KSeF mają postać ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (XML). Oznacza to, że systemy księgowe mogą je od razu przetwarzać – bez ręcznego wprowadzania danych i z pełną kontrolą nad dokumentacją. Co ważne, faktura wystawiona w KSeF jest uznawana za doręczoną od razu, a system przechowuje ją bezpiecznie, co eliminuje konieczność archiwizacji i przesyłania plików.
Od kiedy i kogo obowiązuje KSeF?
Poruszane tematy
KSeF funkcjonuje w Polsce już od 2022 roku, jednak początkowo korzystanie z niego było dobrowolne. Obowiązek jego stosowania będzie wprowadzany stopniowo, w zależności od wielkości i statusu podatnika.
- Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla największych podatników VAT, czyli firm powyżej 200 mln obrotu.
- Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obejmie pozostałych podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą w Polsce – niezależnie od branży czy skali biznesu.
- W kolejnych etapach obowiązek ma objąć także najmniejsze podmioty, w tym część przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Warto jednak pamiętać, że KSeF to nie tylko wystawianie faktur. Już od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli nie zostali jeszcze objęci obowiązkiem ich wystawiania w systemie. Oznacza to, że kontakt z KSeF stanie się codziennością dla każdej firmy.
KSeF w praktyce: Najważniejsze kroki wdrożenia
Wdrożenie KSeF wcale nie musi być skomplikowane. Na początek warto zdecydować, w jaki sposób firma będzie korzystać z systemu – można używać bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub postawić na integrację z odpowiednio przystosowanym programem fakturowym, takim jak, np. Fakturownia.
Logowanie i nadawanie uprawnień odbywa się w pełni bezpiecznie, przy użyciu Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Szczegółowe informacje i instrukcje krok po kroku dostępne są na oficjalnej stronie KSeF. Warto zapoznać się z nimi jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem. Dzięki temu łatwiej oswoić się z nowym sposobem fakturowania i uniknąć niepotrzebnego stresu w pierwszych dniach korzystania z KSeF.
Po wdrożeniu KSeF kolejnym krokiem jest połączenie go z programem fakturowym lub systemem księgowym, który obsługuje ten system. To właśnie z poziomu takiego programu faktury są wystawiane i przesyłane do KSeF w wymaganym formacie.
Program może również pobierać faktury otrzymane od kontrahentów, dzięki czemu dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu księgowego i nie trzeba wprowadzać ich ręcznie. Zakres automatyzacji zależy jednak od funkcji konkretnego programu.
Istotnym elementem wdrożenia jest także uporządkowanie uprawnień w firmie – określenie, kto może wystawiać faktury, kto je wysyłać do KSeF, a kto ma jedynie dostęp do ich podglądu lub odbioru.
Ważne jest, aby faktura została przesłana do KSeF w tym samym dniu roboczym, w którym została wystawiona. Dopiero po nadaniu numeru KSeF faktura jest uznawana za wystawioną zgodnie z przepisami.
Po poprawnej wysyłce faktura otrzymuje numer KSeF i jest przechowywana w systemie przez 10 lat. KSeF działa jak centralne, państwowe archiwum faktur, ale nie zastępuje programu księgowego ani dokumentów przechowywanych w firmie.
Więcej informacji o systemie i jego zasadach działania można znaleźć na stronie głównej KSeF.
KSeF w Fakturowni – Prostsze fakturowanie dla firm
Fakturownia jest jednym z programów, który wspiera obsługę Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury sprzedażowe są przesyłane do systemu, a dokumenty zakupowe są odbierane bez ręcznego pobierania plików. Dzięki temu wszystkie dokumenty są od razu gotowe do księgowania i uporządkowane w jednym miejscu.
Aktywacja KSeF w Fakturowni jest bardzo prosta. Wystarczy wejść w Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF, włączyć integrację i przejść przez krótki proces autoryzacji przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Po zakończeniu konfiguracji system jest gotowy do pracy – od razu można wystawiać faktury i odbierać dokumenty od kontrahentów.
Fakturownia umożliwia śledzenie statusów dokumentów w panelu, co ułatwia zarządzanie fakturami. Dodatkowo można zarządzać uprawnieniami użytkowników, co wspiera pracę w zespołach i biurach rachunkowych.
Dzięki temu fakturowanie w KSeF staje się efektywne, a obsługa dokumentów wymaga minimalnego zaangażowania, pozwalając firmie skoncentrować się na działalności i obsłudze klientów.
Więcej szczegółów o integracji i konfiguracji można znaleźć w serwisie pomocy: Integracja z KSeF oraz na stronie: KSeF w Fakturowni.
Obsługa KSeF w Mobilnym Cateringu
System Mobilny Catering korzysta z pełnej obsługi KSeF dzięki integracji z Fakturownią. To właśnie Fakturownia odpowiada za wszystkie zadania związane z e-fakturowaniem – wysyłkę faktur sprzedażowych, odbiór faktur zakupowych, weryfikację danych i raportowanie statusów.
Dzięki temu użytkownicy Mobilnego Cateringu nie muszą wprowadzać żadnych zmian w swoich procesach ani w samym systemie. Wystarczy aktywować integrację z KSeF w panelu Fakturowni, a faktury będą obsługiwane sprawniej i bez dodatkowego nakładu pracy.
Chcesz włączyć integrację Mobilnego Cateringu z Fakturownią?
- Załóż konto korzystając z linku.
- W procesie rejestracji podaj kod polecającego 9yptih.
- Skonfiguruj integrację w panelu Mobilnego Cateringu.
KSeF dla cateringu – Podsumowanie
KSeF w cateringu dietetycznym nie musi oznaczać rewolucji w codziennej pracy. Oparcie obsługi e-faktur o Fakturownię oraz integrację z systemem Mobilny Catering pozwala spełnić nowe wymagania w uporządkowany i wygodny sposób.
To rozwiązanie, które daje firmom czas na spokojne przygotowanie się do zmian, usprawnia obieg faktur i pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentami.